Det är verkligen smidigt att kunna planlägga och boka event online. Ingen har tid med att åka omkring och undersöka konferensanläggningar när tidscheman pressar. Tack vare all den information som finns om konferenshotell och konferenspaket på nätet så kan man lätt ordna sitt event direkt från sitt skrivbord. Det här är praktiskt och öppnar upp för nya möjligheter. Då man kanske hade stannat kvar på kontoret för några dagars möten med lite catering mat så inser man snabbt att det går att sticka iväg till en spännande plats utan att det kommer att kosta så mycket mer.
Viktigt att tänka på:
- Priser för konferenspaket kan skilja sig stort mellan olika arrangörer
- Om du bokar online så måste du vara noggrann med att få bokningen bekräftad
- Boka i god tid i enlighet med de regler som konferenshotellet anger
- Tänk på att meddela om viktiga saker som personer som behöver speciell kost
- Ta noga reda på hur ni kan komma till och från konferensanläggningen innan bokningen är klar
Hitta rätt konferensanläggning
Börja med att söka efter rätt konferensanläggning. Innan du bokar konferensen online så ska du betänka hur långt ni kan tänka er att åka. Det hela handlar förstås om budget och det är klart att flyg till Lappland kostar mer än en busstur till Småland. Idag så finns det många fina konferensanläggningar runtom i Sverige och flera av dessa ligger inom ett rimligt avstånd från ditt kontor så undersök vilka dessa är. Titta på bild och film för att se till att hotellet har rätt känsla och även rätt lokaler för era möten. När man betalar för ett konferenshotell så ska man kunna kräva att allt det som behövs för konferensen ska finnas på plats.
Stockholm är alltid Stockholm
Även om övriga landet erbjuder utmärkta konferensmöjligheter är Stockholm konferensområdet nummer ett. Du har närhet till Arlanda och Stockholms utbud är i särklass. Här hittar man både centrala konferensanläggningar och natursköna som på Lidingö. En ö som ligger precis intill city men som erbjuder en fantastisk natur med mycket vatten och vackra vyer. Här kan man boka en konferens på Blue Hotel, en konferensanläggning som erbjuder kompletta paket och med den nybyggda Blue SPA passar det även för en weekend. Ska du boka en konferens i Stockholm är Blue Hotel ett alternativ du inte ska förringa.
Finns det plats?
Många konferensanläggningar gör det möjligt att undersöka tillgänglighet direkt online. Du kan alltså knappa in dina datum och hur många deltagare som det handlar om för att se om det finns plats. Ibland så får man skicka ett mejl men det är ju enkelt gjort och rent praktiskt så kan du ju sända ut mejl till flera alternativ för att vänta på svar vad gäller tillgänglighet och pris. Priskvoter får man för det mesta online men det brukar vara så att dessa är generella så det kan bli billigare då man väl bokar sitt eget event.
Boka andra aktiviteter
Tänk även på att en konferens bör inkludera mer än möten och föreläsningar. När man samlas på annan plats och till och med sover över så är det ju möjligt att göra något kul ihop. Detta bör man arrangera samtidigt som man bokar konferensen online. Om konferenshotellet erbjuder aktiviteter så ska man nämna att man har behov av dessa då man bokar och annars så gäller det att ta reda på hur man kan bjuda in underhållning eller om det finns alternativ som ligger i närheten av hotellet.
Ring och bekräfta
Kom ihåg att det kan vara bra att ringa och bekräfta bokningar av konferens som har gjorts online. Datoriserade system brukar fungera men det händer förstås att saker och ting går fel. Därför bör du ringa det konferenshotell som du har bokat för att se till att din bokning har gått igenom och att de kommer att vänta på er det datum som ni har bestämt er för.