Tips för att boka en konferens

Det finns mycket att tänka på när man ska boka en konferens, vart man börjar är så klart lite upp till var och en. En del börjar med att leta efter vilken anläggning man ska vara på, vilket utbud de har i form av aktiviteter och max-antal personer som kan vara viktigt att ha i åtanke, långt ifrån alla konferensanläggningar kan ta emot 500 personer. Speciellt om man att alla ska bo kvar på anläggningen. Är man runt 100 personer finns t.ex. charmiga Krägga herrgård endast 45 minuter från Stockholm. En charmig herrgård i modern tappning omgiven av natur. När det gäller den egna organisationen finns också en del att tänka på, vad är syftet med konferensen. Något som många gör ibland misstaget är att man vill inte stänga ner verksamheten och därför är en viktig fråga: Vilka bör åka med?

Måste alla vara med?

Den här frågan kan man tolka på lite olika sätt. Då det handlar om de anställda så är svaret ja, alla bör vara med. Om någon är sjuk så må det vara hänt, men målet bör alltid vara att se till att samtliga kommer med på konferensen. Det här kan kräva att man planerar konferensen långt tid i förväg för att på så vis säkra sig om att alla bokar in eventet. Om inte alla är med så missar man poängen med att se till att alla är insatta i företagets planering och utveckling. Därför kanske man väljer att lägga en viss del av mötena på det egna företaget och sedan dra iväg för kul när det viktigaste är avklarat. Det finns ju faktiskt de som av personliga skäl inte kan åka iväg på övernattningar och det här måste man tänka på.

När det gäller partners och vänner så kanske man tycker att det vore kul om de också kom med. För mindre företag så har man ju oftast en ganska familjär stämning där de anställda känner varandras familjer. Ska man åka iväg till ett konferenshotell så kanske man kan tycka att alla får komma med men det här beror lite på strukturen på evenemanget. Blir det för rörigt med familj på plats så är det bättre att bestämma att enbart anställda kommer med och att familj och vänner kan bjudas in då det blir dags för nyårsfest istället.

En konferens med komfort på Lidingö

Om man har bestämt sig för ett konferenshotell i Stockholm så har man eventuellt bokat in övernattningar för deltagare som kommer från andra håll i Sverige och kanske från andra länder. Även om man har plats på det egna företaget så kan en konferens i Stockholm på ett hotell vara det som behövs för att alla ska få ro och koncentrera sig. Man kan ju också lägga en konferens på Lidingö om det är så att de flesta som ska vara med bor i Stockholm. På så vis så kommer man bort från vardagen utan att åka för långt. Det som är så bra med konferenshotell är att de kan erbjuda kompletta och färdiga konferenspaket så att man inte själv måste hålla på och ordna med mat, underhållning och annat som kan ta en massa onödig tid för den som inte är van vid att ordna med konferenser.

Komfort för alla som är med

Det finns flera saker som får deltagare på en konferens att slappna av och känna att de kan engagera sig i det material som presenteras. Här är några av de viktigaste punkterna att tänka på då man ordnar med en konferens på Lidingö:

  • Det måste finnas gott om tid för konferensen
  • När folk får äta gott och nyttigt så mår de bra
  • Stolar och bord måste vara bekväma
  • Konferensrum ska ha rätt storlek för antalet deltagare
  • Teknisk utrustning ska fungera
  • Möten ska gärna varvas med sådant som är roligt och spännande
  • Alla deltagare har behov av viss fritid

När man ser till att ovanstående punkter fungerar så kan man få till en konferens i Stockholm som erbjuder en komfort som leder till ett lyckat event. Dessutom så ser folk fram emot den här typen av konferens så frånvaron blir mindre.

Konferensrum att lita på

Ett konferensrum måste fungera på rätt sätt för att konferensen ska bli lyckad. Det här vet professionella konferenshotell och därför så jobbar de hela tiden med att se över sin tekniska utrustning och de möbler som används. Man ska kunna sitta bra oavsett om man befinner sig i ett konferensrum för flera hundra deltagare eller om man är i ett mindre rum med plats för 10 personer runt ett bord. Beroende på den typ av konferens som man ska hålla så kanske man kommer att behöva lösningar för samtal med andra personer som befinner sig på annan plats och då ska det vara enkelt att ordna med telefon- eller videokonferens. Moderna konferenshotell i Stockholm har ofta flera olika lokaler för möten att erbjuda vilket betyder att flera olika event kan pågå samtidigt. På vackra Högberga Gård hittar man allt som en konferens förväntas innehålla, från aktiviteter till konferenslokaler, skönt boende och god mat.

Konferens nära stad och värld

Att hålla konferens vid Arlanda är mycket smart då det sparar både pengar och tid för deltagare och anordnare. Här kan alla mötas, både från när och fjärran på ett enkelt och smidigt sätt. Man kan enkelt ta sig till Arlanda antingen med tåg, buss, bil eller flyg. Arlanda som konferens plats ger en närhet för alla inblandade utan att någon behöver vänta eller utsättas för jobbiga extra resor.

Man kan samlas direkt efter landning eller så kan man se till att komma lite tidigare så att man är uppvilad inför konferens nästkommande dag eller liknande. Arlanda passar både för dagskonferens och vid konferenser som kräver övernattning och det finns flera hotell att välja mellan om man vill övernatta.

Nära till stad och värld

Det är närheten till hotellen vid Arlanda som gör att det blir extra bra som plats för en konferens. Bara några minuter bort hittar man flera hotell och då det är bra hotell med förstklassig service det handlar om så är det lätt att trivas i närheten av gaten. Man erbjuds inte bara hotellrum i hög klass utan relaxavdelningar och konferenslokaler på hotellen nära Arlanda håller hög klass.

Kanske vill man inte hålla konferensen precis vid flygplatsen utan en bit bort men med ett kort avstånd som gör det enkelt att ta sig till och från anläggningen? Då finns det massor av anläggningar att välja mellan. Både hotell, slott och andra trevliga anläggningar ligger i närheten så det är bara att välja det som passar just er allra bäst. Vill man ha även internationell känsla på konferensen kan man välja Villa Aske som med sina italienska teman både med aktiviteter och kök gör känslan av närheten till Arlanda ännu större.

Om man vill bo i närheten av Arlanda med ett avstånd på högst en timme bort så är möjligheterna att hitta en trevlig anläggning nästintill oändliga vad gäller olika slags anläggningar. Bland annat så kommer man till Roslagen inom en halvtimme och även Sigtuna ligger nära om man vill hålla konferens i en gammal fin stad.

Konferensplanering för bokare

För att en konferens ska bli så lyckad som möjligt och för att alla deltagare ska få ut så mycket som möjligt av en konferens så krävs det bra planering inför konferensen. Man kan inte bara boka och hoppas på det bästa, utan det krävs att man har vissa hållpunkter att gå efter så att saker och ting går som de ska.

Det kan så lätt bli fel i planeringen om man lägger för mycket ansvar på redan upptagna personer så ett förslag är att anlita en konferensarrangör för att på så sätt underlätta för alla inblandade och för att få en så professionell konferens som möjligt redan i planeringsstadiet. Tur är ingenting man kan räkna med när det kommer till konferenser utan planering och målsättning måste ligga bakom för att det ska bli lyckat.

Tips för att boka konferens

Vill man inte anlita en konferensarrangör så finns det några bra handfasta tips att gå efter. Först och främst är det alltid bra att tala med sina kollegor innan man bestämmer för mycket så att alla kan vara med och ge sina idéer och förslag så att man inte bokar in en konferens som visar sig vara meningslös för den berörda gruppen. På detta sätt kan man enkelt byta spår innan det blir för sent.

Planeringen ska handla om att ni ska ha ett trevligt ställe att ha konferensen på, ni ska se till att mat och dryck är av bra kvalitet och att själva lokalerna och övernattningsmöjligheterna håller hög standard och att miljön runt omkring är behaglig. Annat som är viktigt är att konferensanläggningen ska vara lättillgänglig så att det inte slutar med att ni får spendera onödigt mycket tid och energi på att ta er dit. Har ni kontoret i Stockholm finns gott om valmöjligheter både i city och i närheten. Uppskattar man en modern konferensanläggning men ändå ligger lugnt till kan vi varmt rekommendera Happy Tammsvik, man tar sig både med bil eller kommunalt på ca 45 minuter till konferensanläggningen. På plats hittar ni så klart väl preppade konferenslokaler och i och med naturen finns gott om aktiviteter att prova på i samband med konferensen. 

En klar och tydlig agenda är såklart A och O så att det inte slutar med förvirring gällande syfte och mål med konferensen. Är man tydlig gällande detta så vet alla deltagare vad som förväntas av dem och de kan lättare gå in i sina roller för att på så sätt ge sitt till konferensen.