För att en konferens ska bli så lyckad som möjligt och för att alla deltagare ska få ut så mycket som möjligt av en konferens så krävs det bra planering inför konferensen. Man kan inte bara boka och hoppas på det bästa, utan det krävs att man har vissa hållpunkter att gå efter så att saker och ting går som de ska.
Det kan så lätt bli fel i planeringen om man lägger för mycket ansvar på redan upptagna personer så ett förslag är att anlita en konferensarrangör för att på så sätt underlätta för alla inblandade och för att få en så professionell konferens som möjligt redan i planeringsstadiet. Tur är ingenting man kan räkna med när det kommer till konferenser utan planering och målsättning måste ligga bakom för att det ska bli lyckat.
Tips för att boka konferens
Vill man inte anlita en konferensarrangör så finns det några bra handfasta tips att gå efter. Först och främst är det alltid bra att tala med sina kollegor innan man bestämmer för mycket så att alla kan vara med och ge sina idéer och förslag så att man inte bokar in en konferens som visar sig vara meningslös för den berörda gruppen. På detta sätt kan man enkelt byta spår innan det blir för sent.
Planeringen ska handla om att ni ska ha ett trevligt ställe att ha konferensen på, ni ska se till att mat och dryck är av bra kvalitet och att själva lokalerna och övernattningsmöjligheterna håller hög standard och att miljön runt omkring är behaglig. Annat som är viktigt är att konferensanläggningen ska vara lättillgänglig så att det inte slutar med att ni får spendera onödigt mycket tid och energi på att ta er dit. Har ni kontoret i Stockholm finns gott om valmöjligheter både i city och i närheten. Uppskattar man en modern konferensanläggning men ändå ligger lugnt till kan vi varmt rekommendera Happy Tammsvik, man tar sig både med bil eller kommunalt på ca 45 minuter till konferensanläggningen. På plats hittar ni så klart väl preppade konferenslokaler och i och med naturen finns gott om aktiviteter att prova på i samband med konferensen.
En klar och tydlig agenda är såklart A och O så att det inte slutar med förvirring gällande syfte och mål med konferensen. Är man tydlig gällande detta så vet alla deltagare vad som förväntas av dem och de kan lättare gå in i sina roller för att på så sätt ge sitt till konferensen.